実はとても便利?電子帳簿保存ご存じですか?

電子帳簿保存。聞いたことはあるが一体どんな制度?と思っている方も少なからずいらっしゃると思います。

ここでは電子帳簿保存の概要について少しお話したいと思います。

まず当該制度の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

また、この制度についての検討は近年になり行われてきたような印象を受けますが、実は初めに検討された時期は平成10年まで遡ります。

平成10年度の税制改正に関する答申(平成9年12月16日)」で、下記のような基本的な考え方が示されました。

「新しい時代の流れに対応し、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を図るために、記録段階からコンピュータ処理によっている帳簿書類については、電子データ等により保存することを認めることが必要であると考えます。」

その後平成28年度税制改正において規制緩和がされデジタルカメラやスマートフォン等での撮影についても認められることになりました。この改正を機に申請書提出数が大幅に増え承認件数も増えました。

制度概要や手続き方法とは

電子帳簿保存は大きく分けて下記の2つの事項を定めています。

①国税関係帳簿書類の電子保存をすること
②国税関係帳簿書類をスキャナで読み取って電子保存すること

①とは、最初からパソコンで作成した書類を保存する内容であり、②とは紙媒体で作成されている書類をスキャナで読み取り保存する内容です。

一言に電子帳簿保存と言っても上記のように詳細に区分されており、また、「国税関係帳簿書類」もさらに詳細に分かれています。

国税関係帳簿とは、仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳等を指します。

また、国税関係書類はさらに細分化されており決算関係書類(貸借対照表、損益計算書等)とその他の書類(請求書・注文書・領収書およびこれらの写し等)があります。

この中でスキャナ保存が認められているのが国税関係書類の中のその他の書類のみとなっています。

取り入れられるとペーパーレス化が一気に進みそうな電子帳簿保存法ですが、適用開始には税務署に事前申請が必要となります。

申請方法は原則として、帳簿の電磁的記録による保存を始める日の3ヶ月前の日までに、それぞれの申請書及び事務処理規程等の添付書類を所轄税務署へ提出する必要があります。

詳細は国税庁HPでのご確認をお願い致します。

どんどん進むペーパーレス化。思い切って導入してみませんか

細かな適用要件等が多く煩雑なイメージが持たれがちな電子帳簿保存法ですが、国としても積極的に推進をしているペーパーレス化の取り組みとして有効な制度かと思います。

今まで紙媒体で保管していた書類も電子帳簿保存を利用すればスペースやコストの削減、ファイリングをする作業の削減にもつながります。

但し上記でも述べたように導入には少し重い腰を上げる必要があるかと思います。また、まだまだ導入実績が少なく見本にする例も中々見つからないのが実情かと思います。

弊社では電子帳簿保存につき既に税務署への申請書提出のサポートなどの導入実績があります。導入までの手続きをサポートさせて頂きます。

最初の手続きが少々煩雑ではあるものの一度導入をすれば日常の業務からこの法律の便利さを感じることができるのではないかと思います。

是非この機会に電子帳簿保存の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。