弊社のテレワークの方法

2020.05.08
カテゴリー:管理部

シェア管理部はテレワークで動く管理部

新型コロナウィルスの感染拡大を受けて、多くの企業では在宅勤務をしていることと思いますが、会社で使用しているPCはデスクトップ、メールよりも各席に設置された固定電話で連絡を取り合うことがほとんど、社内の稟議や作業も紙で行うことがほとんど、という場合には、在宅勤務への移行のハードルは高くなってしまっているのではないかと思います。
弊社は、ビジネスのコンセプトがお客様にシェアして頂く管理部ということから、物理的にその場にいないと作業を行えないという状況では業務を行うことが出来ないため、元々テレワーク的なスタンスでビジネスを行っていたこともあり、在宅勤務に対するハードルは低くはありませんでした。

テレワークで使えるツール

全国で在宅勤務をするようになってから、Web会議ツールであるzoomが一気に脚光を浴びるようになりました。それまでにもSkypeなどのツールはありましたが、複数人での会議には向かず、操作性のよさなどもあり、zoomが注目されるようになったのではないかと思います。
自宅など、社外での作業はやはりオフィスでの作業と比較すると不便に感じることが多いため、在宅勤務で利用するツールの利便性は重視されるべきと考えられます。
まず、社内のコミュニケーションはSlackやMicrosoftのTeams、Chatworkなどのツールを使用すると格段に円滑になるでしょう。社内の連絡でもメールを利用していると、関係すると考えられる人をccに含め、何通も何通も送信する必要があり、また毎回

○○さん
お疲れ様です。
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宜しくお願い致します。

などと記載する必要もあり、スピードも落ちてしまいます。
これに対してチャットツールであれば、上記のようなやり取りも不要になり、プロジェクトごとにグループを作ったりしてよりスムーズに連絡を取り合うことができます。

また、スケジュールの共有などではOutlookで予定を共有したり、サイボウズなどのWebアプリを使用することも考えられます。毎朝朝礼などをしてその日の業務や訪問予定などを共有していたり、外出前にホワイトボードに予定を書いて社内に通知したりといった手間は不要になり、社員がオフィスに出社しないという状況になっても予定の共有が容易になります。

予定の共有だけでなく、プロジェクトやタスクにおいて、現在自分がどのようなステータスかをチームで共有するツールもあります。
Trelloなどがそれに該当します。
このツールを使えば対面で状況を確認したり、日報を作成したりする必要もなく、チームメンバー同士で状況を共有することができます。メンバーそれぞれが独立して業務を行っている場合でも、共通のプロジェクトで作業分担している場合でも、このツールでタスク管理をすることが出来ると思います。

出社しないと本当に仕事しているか分からない?

実際に顔を合わせていないと本当にみんなが仕事をしているか確認することは出来ない、業務時間中でも実はパソコンの前に座っていないかもしれないけれどもそれが確認できない、という意見が、在宅勤務の障壁の一つになっているようです。
ただし、逆に全員が出社していれば全員が確実に業務を行っていることが確認できるか、というと、そうでもないのではないでしょうか。パソコンに向き合っていても業務を行っているとは限らないですし、会議に参加だけして特に何をするわけでもなく時間が過ぎてしまっている人もいるかもしれません。そもそも会社にいた時間ではなく、達成した成果を見ていくことが大事なのではないでしょうか(定められた勤務時間を守ることは当然ですが)。
オフィスでも在宅でも、成果を出す人は変わらないというのが、個人的な実感です。