総務の業務は広範

総務、と一口に言っても、その担当する業務内容は非常に広範囲にわたります。社内の備品の購入、福利厚生の用意・対応、社内イベントの管理運営、社内施設や文書類の管理など、その他の具体的な業務内容を持つ部署が担当しないような業務を行い、かつ、他の部署の補佐のような業務も行います。

シェア管理部総務課の業務内容

上記の業務の大半は、実際に物理的に社内にいないと遂行の難しい業務です。そのためシェア管理部の総務課としては、オンラインで提供できる業務について業務提供を行います。
具体的には、登記や決算手続きに必要な株主総会議事録や取締役会議事録の作成などです。株主総会の招集通知などを行う場合には、その招集通知の作成も行うことが可能です。

議事録の重要性

株主総会議事録や取締役会議事録などの文書は、つい作成を省略しがちですが、法的、税務的には作成しないことによるデメリットが大きいです。
一般的な中小企業では決算承認のために株主総会を開催して議事録を作成・保管しておくというところまで出来ていないケースも多いのが実態かもしれませんが、事前確定届出給与の提出期限など、決算承認の日をを基準とする手続きもありますし、役員報酬の改定(増額も減額も)についても、議事録の有無が税務調査の際に大きな違いを生み出します。

専門知識のある総務に委託すること

シェア管理部は、会社法に精通した公認会計士が複数在籍する会計事務所の運営ですので、議事録作成や登記に必要な書類のお手伝いについては専門領域になります。議事録に何を記載する必要があるのか、法的にどのような内容を要求されているのか、専門知識をもとに業務を行います
このような知識を持つ人材を見つけて採用するのはハードルが高いですが、シェア管理部であればそのような手間も省くことが出来ます。

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