リモートワーク時の管理部業務

2020.04.26
カテゴリー:管理部

管理部は在宅勤務出来ない?

管理部は在宅勤務には向かないと考える方もいらっしゃいます。
通常は管理部は守秘義務を要する情報を扱っていることが多いということもその原因の一つと考えられます。会社の財務情報は限られた人しか見られないことが多く、社外に開示するときも、融資を受けている銀行から要請を受けた時や、取引先が与信目的で財務諸表を求めてきた時くらいで、一般的には広く公表する情報ではありません(上場企業だと開示義務があるため扱いが異なりますが)。また人事情報も、社内ですら開示が限定されることが多く、多くの社員は、他の役職員の給与を知らないでしょうし、お互い知られないようにしていると思います。そもそも重要度の高い情報を普段から扱っているため、情報を社外に出すことが認められていなかったり、自らの責任問題を考慮して担当者が持ち出すことを躊躇することもあるかもしれません。
経理や人事は専用のソフトウェアを使用して日々の業務にあたっていることもあることから、やはり情報を持ち出すことの観点から、社内に用意されたPCにインストールされたソフトウェアでしか、作業することが出来ないという状況もあるかもしれません。

管理部はクラウドで業務が出来るか?

近年クラウドがどんどん広がってきており、その波は管理部の業務にも及んできています。
マネーフォワードやfreeeを始めとした会計ソフトは利用者が増加する一方ですし、これらのアプリは給与計算や請求書作成、経費精算の機能も有しています。またSmart HRなどは給与関連の行政手続きもオンラインで出来る仕組みを用意してくれています。
クラウドのアプリを使用すれば、勤務地を選ばずに業務を行うことができます。Google ChromeやInternet Explorerなどからサイトに行き、ユーザーIDとパスワードを入力してログインすれば、どこにいても、どのPCでも、作業することが出来るためです。
社内の承認フローとして稟議書や各種申請書に対して上長などの承認印を得ないといけなかったプロセスも、ジョブカンなどのアプリを使用することにより、スマホからでも承認を得て最終的な決裁までしてもらえるようになりました。
日本政府も行政の手続き上、押印を不用とする仕組みの検討に入ったようですが、今後は押印のために出社しないといけない、ということも減っていくことが期待できるのではないかと思います。

管理部がクラウドを使用すること

クラウドによる業務はこれから増えていくことと思いますが、自宅のPCを用いて秘匿性の高い情報を扱って業務を行うことに抵抗がある方はまだいらっしゃるかもしれません。また本人がクラウドでの業務を希望しても、上司がクラウドに対する理解がまだ深くないために反対するということも十分に想定されます。
ただし、クラウドですので、情報はそのPCに保存されるわけではなく、オンライン上に保存されるため、自宅のPCから情報が流出してしまうということは通常想定しづらいです。もちろん、IDとパスワードが何らかの形で流出してしまったり、担当者がクラウドから情報をダウンロードしてPC自体に保存した結果情報が社外に流出してしまうということは想定されますが。。
経理部が仕訳を入力したり、人事部が勤怠情報を入力したりする際に、会社に保管されている情報を見ないといけないケースもありますが、こちらもクラウドストレージを使用すればどこからでもその情報にアクセスでき、また固有のPCに情報を保管する必要もなくなります。
シェア管理部ではそのような仕組みでお客様の”社外管理部”として業務を行っているため、お客様のオフィスにお邪魔すること無く、”業務命令”頂いた業務をシェア管理部内で行うことが出来ます。海外のお客様とのやり取りにおいても、クラウドで行うことにより国境をまたいで業務提供が出来る仕組みを整えております。