外注費用はそもそもどうやって決まるもの？

経理や総務、人事などの管理部業務を外注することを考えたときに、いくらかかるのか？何にどれくらいかかるのか？といったお金のことが経営者の方にとってはもっとも気になることの一つではないでしょうか。この記事では金額の決まり方や相場など、管理部業務を外注する際の費用についてまるごと解説します。

まずはそもそも管理部業務を外注したときに何にいくらかかるのか？費用の内訳（構成要素）について見ていきましょう。

気になる費用やイニシャルコストの内訳

管理部業務を外注した場合、基本的にどのような案件でも料金として「稼働費」「管理費」、イニシャルコストとして「初回登録費」という3つの費用がかかります。

稼働費

外注先が稼働した場合に発生する費用です。経理業務であれば仕訳の記帳、決算処理、入出金処理などの実務を行った際の手数料が当てはまります。基本的に出来高制であり、稼働すればするほど稼働費も比例してかかるようになります。

管理費

業務に関わる資料やデータ、コストなどを管理するための費用です。定額制のケースもあれば、内容によって金額が変わってくるケースもあります。契約する前に管理してもらえる範囲と費用について確認しておきましょう。自社で資料などを管理するコストと管理費を天秤にかけて考える必要があります。

初回登録料

外注先によっては初回登録費がかかるケースがあります。数万円～数十万円と業者によって振れ幅も大きいです。キャンペーンなどで割引や無料になっていることもあります。イニシャルコストなので初回以降はかかりません。ただ、業者によっては初回登録費用を無料にして、その分を月々の稼働費や管理費などに上乗せしているケースもあります。
トータルでいくらかかるのか？を考慮しましょう。

料金はこんなところで大きく変わる

次に押さえておくべきは金額を左右する要素です。主に「代行業務の件数」と「納期・難易度」によって外注費用は大きく変わってきます。どんな業務をどれだけ依頼したいか？をピックアップし見積もりを取って比較してみましょう。

代行業務の件数

前述のとおり稼働費は出来高制であり、代行業務の件数が多ければ多いほど出費も大きくなります。特に記帳代行や出入金管理など、作業量が明確にできる業務に関しては「●件につき●●円」というようにあらかじめ料金が設定されています。自社の業務量と料金設定がわかれば、稼働費がどれくらいかかるか大まかに試算することも可能です。

納期と難易度

基本的に納期が短ければ短いほど、あるいは業務の難易度が高ければ高いほど、それだけ人件費もかかるため費用が高くなる傾向があります。また、深夜や土日、年末年始やお盆などの長期休暇内に外注先が稼働するような業務を依頼した場合、 特別料金や割増料金がかかることもあります。

業務単位の相場感とは

経理部業務の外注にかかる費用の内容や金額を左右する要素についてはご理解いただけたかと思います。その上でやはり気なるのはいくらかかるのか？ということ。ここからは外注できる業務の内容とその相場について見ていきましょう。

相場感をしっかりと把握しておけば、適正価格でかつ信頼して業務を任せられる外注先を見つけられる・依頼できる可能性が高まります。外注先を選ぶものさしの一つとして、ぜひ以下で解説する内容を参考にしてみてください。

月額数千円からお願い出来る業者も存在

管理部業務の外注化は月額数千円～でも可能です。特に経理業務で大きな手間がかかるのが仕訳入力。1仕訳あたり50～100円が相場で、それほど件数がない場合は月額1,000円以内に収まるケースも少なくありません。給与計算は人数に応じて費用が決まり、 1人あたり1,000～2,000円が相場です。それほど規模が大きくない企業であれば一万円以内で仕訳入力と給与計算といった管理部業務のメインとなる作業を外注に出せるでしょう。また、管理部業務をトータルで外注できる「まるごとパック」のようなプランを用意している会社もあり、 数～10万円程度が相場です。

管理部業務は社内で行うと非常に手間がかかります。数千円で管理部業務を外注すれば経営者や担当者の負担が軽減し、浮いた時間を本業に充てることで利益を上げ、外注費をペイできる可能性は十二分にあります。

月次試算表の作成なども依頼可能

ただ作業を代行してもらうだけではなく経営のサポートもしてほしい、会社の状況を常に把握しておきたい……という経営者の方は追加サービスも活用してみましょう。経営状況の把握に役立つ月次試算表などの資料作成、月次決算やコンサルティングを行ってくれる業者もあります。こうしたサービスを活用することで キャッシュフローの改善や利益率のアップにつながります。

基本的に記帳作業や給与計算は利益には直結しない業務です。せっかくなら、経営にプラスになるよう戦略的に管理部業務を外注化するのが得策と言えます。少し費用は割高になりますが、攻めの経営を目指すなら、資料の提出やコンサルティングなどの付加価値が高いサービスに力を入れていて、なおかつ細かいところまで対応できる業者を選ぶのがポイントです。

それでも費用だけで決めてはいけない”本当の理由”

外注費に対してシビアになる、できるだけ経費を抑えたいと思われるのは、経営者としては当然のことです。しかし、費用だけで業者を選ぶと「安物買いの銭失い」という結果にもなりかねません。

実際に代行作業を行うスタッフについてもしっかりと確認しておく必要があります。業務の精確性はもちろん、決算報告対応など資格がないとできない相談に対しても対応できるかどうかなど、スキルにも着目してみましょう。

実は無資格でも業務代行自体は可能

記帳代行は税理士や会計士などがやっている……そんなイメージはありませんか？実は仕訳を入力するだけであれば資格は不要です。資格が要らない作業は無資格のスタッフが行っているという業者も少なくありません。だからこそ、記帳代行などの費用が安く抑えられるのです。

しかし、ただ単に作業を依頼するのと、有資格者に経理や会計などの助言を貰うのとでは雲泥の差が生じます。専門知識がある有資格者がいれば、記帳作業一つとっても税務署に提出するときのことを考えて行ってくれ、節税対策など経営に有益な提案をしてくれる可能性があります。外注先を選ぶ際には、 スタッフの資格の有無についても確認してみましょう。

公認会計士事務所にお願いすることで出来るメリットとは？

管理部業務とりわけ経理業務は会計のプロである公認会計士に依頼されるのがおすすめです。ただ単に言われたことをするだけでなく、経営に有益なさまざまな支援を受けることができます。

実は多くの経営者は相談先に悩んでいる

少し横道にそれるかもしれません。よく「経営者は孤独」と言われますが、まさに下表のグラフはそれを如実に表している結果になっています。仮に資金繰りを相談できる相手がいたとしても、一番大きな割合を占めているのは 家族です。しかし、その家族が会計のプロではないケースがほとんど。相談して愚痴は聞いてくれるかもしれませんが、実際に問題が解決する可能性は低いと言わざるを得ません。

公認会計士だから業務代行もお願い出来る相談先になれる

公認会計士に管理部業務を依頼すれば、単なる業務代行だけでなく、資金繰りについての相談や分析資料の作成なども依頼することができます。資金繰りが苦しいという悩みから、さらに利益をアップさせたいという課題まで、フェーズごとに的確な支援を受けることが可能です。専門家の意見やノウハウが施策に反映される、相談に乗ってもらえるなど、 プラスアルファの魅力があります。

事業成長・課題解決の為にも”専門家”を頼りましょう

シェア管理部には上場企業を担当した実績がある公認会計士・税理士に管理部業務をお任せいただけるから、精確さには自信があります。もちろん、決算申告など有資格者でしかできない対応や資金繰りのお悩み相談も可能。個別の業務相談やコンサルティング付きのサービスもリーズナブルな価格で承ります。

ただ単に作業を請け負って管理部業務の負担を軽減するだけでなく、経営状況の改善や事業成長など、経営者の方にとって有益に感じていただけるサービスをご提供することをお約束します。

多かれ少なかれ外注費を使うなら、ただ単に作業代行を依頼するだけではもったいないです。ぜひ専門家に頼って成長を目指していきましょう。