給与計算,アウトソーシング

1. 給与計算とは

給与計算とは、従業員の毎月の給与を計算して振り込む作業のことです。
給料は、従業員にとって生活の基盤となる重要なもの。そのため、ミスや漏れのないように正確に計算し、かつ給料日に確実に振り込まれるよう処理しなければなりません。

その他にも、給与から天引きした保険料や各種税金を支払う作業も含まれます。この支払いをきっちり行わないと、後に延滞税が課されてしまう可能性があったり、従業員の将来の年金に影響したりする可能性があるため、漏れのないように行う必要があります。
特に支給額の中には所得税の対象となるもの、ならないもの、また社会保険料の対象となるもの、ならないもの、などを区分しないといけないため、ある程度の専門知識も要求されます。

このように、給与作業には「給与支払い」「税金等支払い」という2つの役割があるのが特徴です。一見すると単純作業のようですが、「期日までに迅速に行う能力」「ミスなく処理する能力」「税金や保険、労働法に関する専門的知識」などが問われます。

2. 給与計算の流れ

給与計算は、以下のような流れで処理していきます。

給与の総支給額を計算
控除する保険料などを計算して支払額を決定する
給料日に従業員に振り込む、明細を渡す
各種税金や保険料を納付

それぞれの項目について、以下で詳しく解説します。

2-1. 給与締日：給与の総支給額を求める

給与締日となってその月の給与が確定したら、まずは総支給額を計算しましょう。総支給の給与には以下のものがあります。

・基本給
・通勤手当
・残業手当
・扶養、子ども手当
・資格手当
・出張手当　など

タイムカードなどの勤務データを参照しながら、これらの額を計算します。
ほとんどの企業では、給与計算ソフトを導入していることでしょう。専用ソフトがあれば、必要事項を入力するだけで自動的に計算してくれるので便利です。入力ミスのないように注意しましょう。
計算時には、以下の点に注意してください。

○注意したいポイント

・欠勤や早退の有無
欠勤や早退があれば、基本給が変動する可能性があります。タイムカードをよく確認しながら行いましょう。

・昇給の有無、手当の変動（役職手当や扶養手当など）がないか
多くの企業では4月頃に基本給や手当の変動があると思います。とくに、最新の家族構成についてもよく確認しておきましょう。

・入退社した従業員の基本給計算
退職日または入社日が給与締日の途中となる場合、基本給の日割り計算が多いです。どのように計算するのか確認しましょう。

2-2. 社会保険料・所得税・住民税などの税金を控除する

給与から天引きされるものには、「社会保険料」「税金」「その他の控除」があります。
社会保険料には、以下4つの保険があります。

・雇用保険料
毎月の給与に、業種ごとに定められた雇用保険料率を掛けて計算します。パートやアルバイトは変動しやすいので注意しましょう。

・健康保険料、厚生年金保険料
毎年7月に、4・5・6月の平均給与額を計算して、その年の保険料を決定します。3ヶ月間で大きな給与の変動がない限り、9月から翌年8月までその年の保険料を徴収します。
ただし、一定額の給与変動があった場合には届け出のうえ、新たな社会保険料の天引きをする必要があるため、社会保険料が変動する可能性がある点につき注意が必要です。

・介護保険料
健康保険料の一部を構成するもので、従業員が40歳に到達した月より支払い義務が生じます。計算方法は健康保険料・厚生年金保険料と同じです。

税金は、以下の2つです。

・所得税
課税所得（通勤手当などの非課税以外の総支給額）に税率を掛けて計算します。税額は源泉徴収税額表（https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/zeigakuhyo2020/02.htm）にて細かく定められています。なお給与の所得税額は暫定であり、年末調整時に年間の所得税額が決まるのが特徴です。

・住民税
前年度の所得によって金額が決定し、その年の6～翌年5月にかけて徴収します。つまり、6月分より金額が変動するので注意しましょう。社員ごとの徴収税額は各自治体より毎年5月頃に通知が送られてきます。

税金については課税の対象とならない項目もあることから、給与計算ソフトにおいて手当を新たに設けた場合には課税の対象となるのかどうかも正確に設定する必要があります。

その他の控除は、会社ごとに異なります。

・食費代
・退職金積立
・組合費
・社宅利用料　など

これらの控除を差し引くことで、給与の手取り額が決まります。

2-3. 給与日：各従業員に給与を振り込む、給与明細を渡す

給与日には、給与が必ず振り込まれるように処理します。支払い遅れが生じるとトラブルの元ですし、会社への信頼が落ちる原因ともなりますので注意しましょう。
給与明細も作成したら、各従業員へと渡します。

2-4. 給与支払い後：税金や保険料を納付

所得税・住民税は、翌月10日までに専用用紙で支払います。
健康保険料・厚生年金保険料・介護保険料は、期日（翌月末）までに保険料納入告知書を利用して金融機関窓口で納付します。または、指定口座から指定日に自動振替も可能です。
これらの社会保険料は基本的には労使折半（会社と従業員で半分ずつ負担）となりますが、年金保険には会社のみが負担となる児童手当拠出金というものが加算されるため、ピッタリ同額となるわけではありません。会社の資金繰りの際には留意が必要です。
雇用保険は、毎年7月に1年間分の精算額と翌1年分を支払います。

3. 給与計算をアウトソースするメリットとは

繰り返しますが、給与計算は単純ではありません。期日までに正確に処理できる能力が問われるのです。

「人材不足でどうしても適任者がいない」

「ミスしないか、情報漏えいしないかが心配だ」

もしも上記のようにお悩みでしたら、アウトソースがおすすめです。アウトソース化すれば外部の専門家に依頼できますので、以下のようなメリットがあります。

3-1. 教育コストや人件費の削減に役立つ

社内に適任者が居なくとも、アウトソース化することで、新たに人を雇ったり教育したりする必要がありません。毎月指定の金額を支払うだけで済むため、採用コストや教育コストが削減可能です。

3-2. 専門知識が高い人に任せられるため安心

給与計算を行う際には、労務や税務に関する知識が求められます。たとえば、残業代の割増については、労働基準法によって最低ラインが定められています。残業手当は25%・休日出勤手当が35%・夜10時から朝5時までの時間帯は深夜業として25%割増、などです。そして法改正が毎年行われているため、常に最新の知識を仕入れることも重要です。

アウトソース化すれば、その道の専門家が担当してくれるため安心です。ミスや漏れの心配がなく、期日までにしっかりと処理してくれます。そして個人情報をしっかり保護してくれるため、情報漏えいのリスクも少ないです。（役員も含め）従業員の給与情報はとてもセンシティブな情報となるため、社内で管理する際には最新の注意が必要となりますが、専門家にアウトソースすれば情報統制をある程度省略できるというメリットもあります。