月次決算とは
月次決算とは、1ヶ月単位の営業・財政状況を把握するために、毎月行われる決算のことです。
月次決算は、年次決算のように法律で義務付けられてはいません。行うかどうかは、企業ごとで任意に決められます。しかしながら多くの企業では、月ごとに営業成績や財政状態を把握して今後の経営の改善を検討する重要な業務として、月次決算を作成しています。
月次決算を行う目的
月次決算には、上記で紹介したような「今後の経営戦略を早くから検討する」目的の他にも、「年次決算の負担を軽減する」目的もあります。
今後の経営戦略を早くから検討できる
月次決算で得られる決算書をもとに、今後の予算や実績状況を早期に検討します。
年次決算では、その期が終わった段階でしか実績を把握できないため、予算と実際の経営状況を比較して予算修正することは難しいです。しかし実際の資金繰り状況や経営成績を月ごとに把握できれば、さまざまな対策を早期から打ち出すことができるようになります。収益が堅調に推移していれば節税対策や資金繰り調整を早期に行えますし、逆に悪化していれば事業戦略を練りなおして素早く立て直すための検討ができるようになります。
さらに、債権回収の遅れや検収遅れといった問題も早期発見できるのもメリットです。
年次決算の負担軽減
月次決算を定期的に行うことで、年次決算の負担を軽減できます。
年次決算は、期末を迎えてから1～2ヶ月の時間をかけて、集中的に処理していきます。もし月次決算を行わずに年次決算処理を行う場合、1年間分の仕訳修正や請求書・納品書の確認などの作業が一気に発生し、担当者の大きな負担となります。しかし毎月きちんと決算を行えば、このような年次決算処理業務が分散可能です。何ヶ月も前の記録を辿ることも少ないため正確性も高くなり、仕訳誤りもすぐに気づくことができます。このような観点からも、月次決算は重要な役割を果たしています。
月次決算の流れ
月次決算の主な流れは、年次決算と大きく変わりません。日々打ち込んでいる仕訳をチェックし、残高を合わせ、在庫確認をして細かな調整をしていきます。
1. 現金・預金の残高を確認する
最初に、手持ち現金や預金勘定の残高が帳簿と一致しているかどうかを確認していきます。ここでズレが生じていると、来月以降の残高も合わなくなるため、原因をしっかりと把握して修正します。
2. 月次棚卸高を確定する
その月の在庫を確認してその金額を決定します。在庫管理が別の仕組みで正しく管理できていれば、行う必要はありません。
3. 仮勘定・未払金・前払費用などの確定、減価償却費や賞与などの計上
支払い時に「仮勘定」「未払い勘定」としていた仕訳を、適正な科目に修正します。ここで処理しないと、後に振り替えようと思っても記録が残ってないため適正な科目が分からない、という事態に繋がるので注意しましょう。
そして、減価償却費・退職給付費用・賞与・固定資産税・各種保険料などの年間で発生する費用は、月次決算においては年間発生額を12で割った数値を計上します。
4. 月次試算表の作成
全ての処理が完了して確認が終われば、あとは月次試算表（損益計算書・貸借対照表など）を作成します。
月次決算のポイント
月次決算の処理で重要なのが、迅速性です。
試算表作成の完了までに1ヶ月以上かかってしまうと、経営判断にも影響が出てしまいます。翌月始めからすぐに取り掛かり、できれば10日以内に終わらせるのが理想です。
そのためにも、経費精算の締日を周囲の社員に徹底してもらいましょう。「この日までに納品書・請求書などの伝票を提出すること」と定めて厳守してもらいます。月次決算業務が遅れる多くの原因は、この伝票提出がスムーズにいかないことです。
請求書を早期に受領することも月次決算の早期化には重要なため、社外の取引先への依頼も必要になってきます。
また、月次決算には税に関する専門知識が必要となるケースもあります。社内の経理担当者がこうした知識に詳しくない場合、かなりの時間がかかってしまうでしょう。
そこでおすすめなのが、「月次決算のアウトソース化」です。
月次決算をアウトソースするメリット
月次決算をアウトソースする最大のメリットは、信頼性と迅速性です。
豊富な専門知識や経験のある専門業者に任せれば、少ないミスで迅速に行なってくれるため、正確な経営状況を素早く把握できます。さらに、法律の変化にもきちんと対応してくれますし、社内の不正処理防止にも役立ちます。
とくに以下の点でお困りならば、アウトソース化はおすすめです。
・経理処理に詳しい人材が社内にいない、または少ない
・経理業務の負担を減らして効率アップさせたい
・不正を事前に防止したい
まとめ
月次決算は、簡単にまとめると、年次決算を月ごとに分散させた処理業務のことです。毎月の経営状況を把握することで経営戦略を練りやすくなる、年次決算の負担を減らせる、などのメリットがあります。
弊社「シェア管理部」にご相談いただければ、月次決算業務を代行致します。月次推移も含めた結果をレポートにて提出させていただきます。それだけではなく、試算表をもとに年次計画の達成度合いを比較する「予実分析」も可能です。
ぜひ、経理業務の効率化・迅速化、経営業務の戦略化にお役立てください。
