月次決算

月次決算は、各月の売上、経費の計上状況や現金預金の動きを記録し、 その結果としての月の収支状況を把握する作業になります。 その月の事業活動の結果として利益が出たのか、それとも損失が出たのかを把握し、 その後の活動の改善への参考とします。

ただ単に利益が出たのか損失が出たのかを知るだけではなく、 利益が出た要因を分析することでより多くの利益を獲得するための施策が講じることができますし、 損失が出ていた場合にはその原因を調査することで利益体質に改善するための 対策を打つことができます。

そのため、月次決算の内容は毎月の幹部会や、 場合によっては全社会などの資料とし、社内で会社の現在の状況を共有することも考えられます。 社内のどのレベルまで会社の経営状況を共有するかは経営者の判断になりますが、 社内で共有することで、販売活動の強化や経費削減の意識を高める効果が期待できます。

仕訳入力はある程度の専門性を要する

売上の計上、経費の計上、銀行口座の動きの記録、人件費の計上、税金の支払いなど、会社の財務的な動きを数字にして記録していく仕訳入力ですが、この業務にはある程度の専門性を要します。
日々の単純かつ反復的な取引であれば容易に習得可能ではありますが、低くない頻度で単純ではない仕訳を要する取引が発生します。

そのため、経理担当社員を有しない中小企業の多くは、
仕訳の入力については会計事務所などの外部に委託しているケースが多いと思います。
ある意味単純作業ではあるものの、手間がかかる上に時に専門性を要するため、外注した方が早いという判断になっていることが理由の一つと考えられます。
近年は経理人材が枯渇していて容易に内製化できないという事情もありそうです。

他の業務との関連性が強い

仕訳入力業務は現在でも外注している会社が多いと思いますが、仕訳の入力という業務はシェア管理部の提供する他の業務との関連性が強い業務であるといえます。
請求業務や支払業務については、取引がそのまま仕訳という形で記録されることになりますし、仕訳を入力した結果が月次決算という形になり、その後の予実分析というレポーティングにも関わります。
入金を記録した結果として回収管理業務を行うことができますし、給与計算についても給与の計上や支払いの仕訳記録、源泉税や社会保険などの天引きの記録も行います。

シェア管理部としては仕訳入力業務を発注頂くことを条件としてはおりませんが、上記の理由から、同時にご発注頂くことが最も効率的に、業務提供ができると考えております。（もちろん、現在の会計事務所等との関係もあると思いますので、仕訳入力業務については引き続き現在の外注先に依頼し続けても、他の業務をご依頼頂くことは可能です。）

月次決算の早期化

上記のとおり、月次決算の結果報告は将来の事業活動の改善などに有効であることから、 月次決算はなるべく早く行うのが理想といえます。 たとえば上場会社などでは、5営業日前後では経理にて月次締めを行い、 月の2週目あたりでは役員会で月次決算の状況をチェックすることが多いです。

翌月末付近や、場合によっては翌々月に月次決算が完了して報告を受けている会社もありますが、 次の月の活動がある程度終えている段階でその前の月の結果を報告されても、 現場としては実感を持ちづらく、また改善への取り組みも効果的なアイデアが出づらくなっています。 財務の状況次第では売上の早期計上や支出を遅らせることなどが出来たかもしれないにも関わらず、 月次決算が送れてしまうことによりそれらの取り組みが行なえなかったという事態になりかねません。

従って月次決算は早ければ早いほどベターです。 相手先からの請求書の発送を早めてもらったり、 こちらからの請求書の発行も可能な限り早めたりという取り組みも必要なため、 決算の早期化は全社的な協力を要しますし、 早期に月次決算が組めるだけの経理体制も必要になってきます。